Selasa, Mei 22

PROYEK DAN MANAJEMEN FUNGSIONAL


PROYEK DAN MANAJEMEN FUNGSIONAL

Lutfiah Mawar Tina, Ika Hafshah Listyanti, Shella Sarahthifa
@J11, @J15, @J25,
@Proyek-J08

Abstrak
Artikel ini bertujuan untuk mendeskripsikan kontribusi manajemen bisnis agar mahasiswa/i dapat memahami segala bentuk manajemen fungsional yang ada serta dapat mengetahui penerapan strategi perusahaan
Kata kunci : Manajemen Fungsional, Strategi Implementasi dan Kinerja

A.    Pendahuluan
1.   Latar belakang
Dari sejumlah pemikiran manajemen modern, sedikitnya ada tiga yang berpengaruh besar dan berkaitan erat dengan konsep manajemen proyek. Ketiga pemikiran manajemen modern itu adalah manajemen klasik atau manajemen fungsional atau “general management”, pemikiran sistem, dan pendekatan contingency. Manajemen klasik menjelaskan tugas-tugas manajemen berdasarkan fungsinya, yaitu merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan.

2.   Kajian teori
a.     Manajemen fungsional
Pengertian manajemen fungsional adalah sebuah bentuk supaya kontribusi pada dalam suatu departemen dapat bertahan pada tingkatan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Sedangkan pengertian manajemen fungsional (manajer fungsional) sendiri adalah aktivitas dari manajer madya untuk dapat mencapai tujuan dari sebuah perusahaan.
Pengertian lainnya adalah, manajemen fungsional merupakan sebuah bentuk supaya kontribusi pada dalam suatu departemen dapat bertahan pada tingkatan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.


b.    Strategi implementasi
Pearce dan Robin (1988:334), Strategi adalah kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan oleh setiap bidang fungsional dalam suatu perusahaan guna mengimplementasikan strategi umum. Strategi ini harus dikembangkan dalam bidang manajemen pemasaran, keuangan, produksi/operasi, riset and development (R&D), dan sumber daya manusia. Dalam implementasi ini setiap manajemen fungsional harus melalui tahap-tahap program, budget dan prosedur, sesuai dengan fungsi dan wewenangnya masing-masing.

c.     Kinerja
Moeheriono, (2009) meyatakan bahwa kinerja merupakan hasil kerja yang dapat dicapai oleh individu atau sekelompok orang dalam suatu organisasi baik secara kuantitatif maupun kualitatif, sesuai dengan kewenangan dan tanggungjawab masingmasing, dalam upaya mencapai tujuan organisasi secara legal dan tidak melanggar hukum.
Mangkunegara, (2006) kinerja sumber daya manusia merupakan prestasi kerja atau hasil kerja (output) baik kualitas maupun kuantitas yang dicapai dan dihasilkan sumber daya manusia persatuan periode waktu dalam melaksanakan tugas kerjanya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Kinerja (desempenho) juga mempunyai makna yang lebih luas bukan hanya menyatakan sebagai hasil kerja, tetapi juga bagaimana proses kerja berlangsung.
Kinerja juga merupakan implementasi dan rencana yang telah disusun organisasi. Implementasi tersebut dilakukan oleh sumber daya manusia yang memiliki kemampuan, kompetensi, motivasi dan kepentingan. Bagaimana organisasi menghargai dan memperlakukan tenaga kerja akan mempengaruhi perilakunya dalam menjalankan kinerja (Wibowo, 2010).

Proyek-Proyek yang Semakin Kompleks dan Canggih
·         Persaingan ketat di dunia usaha yang terutama dilandasi motif ekonomi untuk mendapat kesempatan berperan dalam proyek-proyek tsb
·         Dorongan untuk mencari dan menggunakan cara pengelolaan, metode, dan teknik terbaik sehingga penggunaan sumber daya benar-benar efektif dan efisien
·         Diperkenalkan “manajemen proyek”

Konsep dan Pemikiran Manajemen
  1.  Manajemen klasik (manajemen fungsional atau manajemen umum)
Menjelaskan tugas-tugas manajemen berdasarkan fungsinya yaitu merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan.
Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan kegiatan anggota serta sumberdaya yang lain untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan. Proses adalah mengerjakan sesuatu dengan pendekatan tenaga, keahlian, peralatan, dana, dan informasi.
Menurut definisi ini, fungsi manajemen terbagi menjadi 5 yaitu:
1.     Merencanakan :
·         Menentukan langkah kegiatan untuk mencapai sasaran
·         Rencana adalah sesuatu menjembatani antara sasaran yang akan dicapai dan kondisi awal
·         Melakukan pengambilan keputusan untuk memilih alternatif kegiatan

2.     Mengorganisir
·         Berkaitan dengan cara mengatur dan mengalokasikan kegiatan dan sumberdaya agar dapat mencapai sasaran secara efisien.
·         Perlu pengaturan peranan masing-masing anggota  pembagian tugas, tanggung jawab, dan otoritas.
·         Dibentuklah struktur organisasi..

3.      Memimpin
·         Mengarahkan dan mempengaruhi sumberdaya manusia dalam organisasi agar mau bekerja sama dengan sukarela untuk mencapai tujuan yang telah digariskan.
·         Berkaitan erat dengan motivasi, pelatihan, penyeliaan, koordinasi, dan konsultasi.
·         Perlu diperhatikan mengenai gaya kepemimpinan yang hendak diterapkan.

4.      Mengendalikan
·       Menuntun, memantau, mengkaji, dan mengadakan koreksi (jika perlu) agar hasil kegiatan sesuai dengan yang telah ditentukan.
·       Hasil-hasil pelaksanaan diukur dan dibandingkan dengan rencana, biasanya dibuat tolok ukur (anggaran dan mutu standar serta skedul kerja).
·       Jika ada penyimpangan segera dilakukan pembetulan.
·       Pengendalian adalah salah satu upaya untuk memastikan bahwa arus kegiatan bergerak ke arah sasaran yang dituju.
5.   Staffing 
·         Meliputi pengadaan tenaga kerja, jumlah dan kualifikasi yang diperlukan bagi kegiatan termasuk perekrutan, pelatihan, dan penyeleksian untuk menempati posisi-posisi dalam organisasi.
  1. Pemikiran sistem
Memandang segala sesuatu dengan wawasan totalitas, erat dengan penyelenggaraan proyek sistem analisis, sistem engineering, dan sistem manajemen. Misalnya sistem engineering mencoba menjelaskan langkah-langkah yang harus dilalui untuk mewujudkan suatu gagasan menjadi sistem berbentuk fisik.
  1. Pendekatan contingency
Bahwa tidak ada satu pun pendekatan manajemen terbaik yang dapat dipakai untuk mengelola semua jenis kegiatan. Pengelolaan harus bersifat luwes dan situasional.
Prinsip Manajemen Klasik
·       Lini dan Staf (Pejabat lini membuatkeputusan-keputusan sesuai denganwewenangnya)
·       Hubungan Atasan – Bawahan(pembagianotoritas yg berjenjang dan jalur pelaporansatu arah)
·       Arus Kegiatan Horizontal (Hubunganmembuka arus kegiatan horizontal){Kriteria Keberhasilan dan Tujuan Tunggal (mengarahpadatujuantunggal)
Manajemen Proyek
Menurut H. Kerzner,
          “Manajemen proyek adalah merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan sumberdaya untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Manajemen proyek menggunakan pendekatan sistem dan hierarki (arus kegiatan) vertikal dan horisontal”.
Teknik dan metode khusus dalam proyek:
  1. Perlu digunakan metode perencanaan yang dapat menyusun secara cermat urutan pelaksanaan kegiatan atau penggunaaan sumberdaya agar proyek dapat diselesaikan secepatnya dengan sumberdaya yang sehemat mungkin.
  2. Perlu disusun organisasi yang mendukung terselenggaranya arus kegiatan vertikal dan horisontal dengan tujuan penggunaan sumberdaya yang optimal. Arus kegiatan horisontal digunakan untuk menekan waktu akibat birokrasi vertikal (yang semula dirancang untuk kegiatan rutin operasional).
  3. Pimpinan proyek memimpin tim dalam bentuk koordinasi dan integrasi dengan arus kerja vertikal dan horisontal. Biasanya digunakan kepemimpinan yang mengarah ke partisipasi. Pimpinan proyek berlaku sebagai pusat sumber informasi terkait proyek, seorang integrator, dan penanggunggugatan (accountability) pelaksanaan proyek. Untuk melengkapi otoritas pimpinan proyek biasanya juga dikembangkan expert power dan reference power.
  4. Pengendalian dalam proyek relatif lebih erat daripada pengendalian kegiatan rutin sehingga biasanya dikembangkan metode pengendalian yang sensitif artinya dapat mendeteksi adanya penyimpangan sedini mungkin.
  5. Proyek menggunakan pendekatan sistem, artinya akan dicapai keberhasilan yang sifatnya merupakan keberhasilan total sistem bukan hanya keberhasilan per bagian saja.
  6. Proyek menggunakan pendekatan situasional, yaitu bahwa tugas manajemen adalah mengidentifikasi teknik dan metode yang harus digunakan untuk menangani suatu kegiatan pada waktu dan kondisi tertentu untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Kesimpulan
Manajemen proyek tumbuh karena dorongan mencari pendekatan pengelolaan yang sesuai dengan tuntutan dan sifat kegiatan proyek, suatu kegiatan yang dinamis dan berbeda dengan kegiatan operasional rutin. Dinamika dan perilaku proyek yang berpengaruh besar pada pengelolaan adalah nonrutin, waktunya relatif pendek, aneka ragam kegiatan dengan intensitas naik turun secara tajam dan melibatkan banyak organisasi dan peserta.
Beberapa pemikiran manajemen yang berpengaruh besar pada konsep manajemen proyek adalah manajemen klasik, pendekatan sistem, dan pendekatan situasional. Manajemen klasik yang sesuai untuk menangani kegiatan operasional rutin dianggap kurang cepat dalam menanggapi tuntutan dan perilaku kegiatan proyek. Untuk itu diperlukan berbagai penyesuaian seperti melembagakan arus kegiatan horisontal. Konsep manajemen proyek menghendaki adanya penanggung jawab tunggal yang berfungsi sebagai pusat sumber informasi terkait proyek, integrator, dan koordinator.


Daftar pustaka

Tidak ada komentar:

Posting Komentar