Buyer Dalam Bisnis Perusahaan

Oleh : Rizky Dana Wahyu Putra

(@T09-Dana)

Dalam menjalankan bisnis, pasti sepakat ada pihak-pihak yang akan bertanggung jawab dalam memenuhi bahan baku perusahaan. Jika produk bisnis adalah suatu barang, maka bahan baku dan alat akan sangat menentukan proses produksi. Pihak atau orang yang memikul tugas dan tanggung jawab inilah yang dimaksud dengan buyer. Buyer adalah orang yang bertanggung jawab melakukan pembelian untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan.

Pendahuluan

Dalam pengertian secara bahasa, buyer adalah bahasa Inggris yang berarti pembeli. Ketika buyer masuk dalam dunia bisnis, pengertian pembeli ini berbeda dengan konsumen atau pelanggan. Jika Anda bertemu dengan istilah buyer persona, maka keduanya memiliki pengertian yang berbeda. Buyer persona adalah karakteristik konsumen yang diciptakan berdasarkan hasil riset pelanggan. Dalam kata lain, buyer persona merupakan konsumen terbaik dan paling sesuai dengan yang bisnis tuju di pasar.

Sedangkan buyer adalah orang atau tim dalam suatu perusahaan yang membeli kebutuhan operasional perusahaan dari pemasok. Kebutuhan yang dimaksud pun tidak hanya seputar bahan baku dan alat produksi. Namun juga membeli jasa atau layanan yang memang dibutuhkan perusahaan. Misalnya, ketika perusahaan membutuhkan teknisi untuk menjalankan alat produksi. Maka, buyer adalah pihak yang ‘membeli’ jasa teknisi untuk perusahaan.

Dalam prakteknya pun, bisnis tidak harus selalu membeli semua kebutuhan operasional. Perusahaan dapat menyewa alat jika memang sumber daya modal belum mencukupi. Jadi, pembelian yang dilakukan buyer memang tidak hanya sekedar menemukan pemasok lalu membeli bahan baku dari mereka.

Pembahasan

A. Syarat dan Kualifikasi Buyer Buyer

    Buyer adalah posisi yang berperan sangat penting dalam kinerja perusahaan secara keseluruhan. Lantaran itulah, posisi buyer tidak bisa dilakukan oleh sembarang orang.  Diperlukan sumber daya manusia yang bukan hanya menguasai teknik komunikasi dan negosiasi, beberapa syarat utama buyer adalah harus memiliki ketelitian tingkat tinggi, jujur, dan rasa tanggung jawab. Hal-hal tersebut haruslah dipenuhi demi mendapatkan posisi seorang buyer yang berkualitas dan bisa membantu mendatangkan keuntungan bagi perusahaan. 

Beberapa syarat dan kualifikasi untuk menjadi seorang buyer adalah:

·         Keterampilan keuangan yang sangat baik untuk mengelola anggaran besar.

·         Kemampuan untuk berkolaborasi dengan tim-tim lain.

·         Keterampilan organisasi dan manajemen proyek yang apik.

·         Kemampuan komunikasi yang baik

·         Kemampuan untuk menjalin dan memiliki networking yang kuat.

·         Keterampilan interpersonal dan negosiasi yang mumpuni.

·         Kemampuan untuk menjaga hubungan baik dengan vendor dan supplier

·       Kemampuan koordinasi untuk mengatur pihak-pihak lain yang ikut serta dalam purchasing, seperti jasa fotografer, freelancer, event organizer, dan lain-lain. 

·       Kemampuan untuk bekerja teliti terutama dalam pencatatan dan dokumentasi terorganisir

·       Kemampuan menguasai teknologi dan menjalankan program komputer berbasis internet

·         Pemahaman terhadap perpajakan

Ternyata menjadi seorang buyer tidaklah sesederhana artinya ya. Arti buyer adalah pembeli, namun dalam pelaksanaannya tidaklah berhenti di situ saja. Ada banyak hal yang harus dipenuhi dan dilakukan oleh seorang buyer.  Jika anda adalah seorang pemula dalam dunia bisnis atau baru saja merintis bisnis dagang, sangatlah wajar kalau kamu secara otomatis merangkap jadi buyer dalam aktivitas pembelian stok barang.  Tidaklah heran apabila akhirnya kamu barangkali merasa sedikit tertekan hingga pekerjaanmu keteteran. Ini dikarenakan, secara otomatis kamu harus melakukan banyak hal, mulai dari manajemen keuangan,.

B. Jenis-Jenis Buyer

Ada dua jenis buyer di dalam istilah bisnis, yaitu buyer persona dan buyer pembelian.

1. Buyer Persona

Saat mulai menjalankan bisnis, tepatnya sebelum mulai memasarkan produk, kamu selaku pemilik bisnis perlu mengetahui pelanggan tetap dan pelanggan potensial untuk pembuatan prospek.  Dalam berbagai kesempatan, target pasar ideal untuk bisnismu dapat diklasifikasikan menjadi beberapa tipe utama pembeli yang juga sering disebut sebagai buyer persona. Buyer persona merupakan representasi semi-fiksi yang umum dari target pelanggan ideal kamu. Buyer persona dapat membantu memahami target pasar dengan lebih baik dan memudahkan untuk menyesuaikan produk yang kamu jual. 

Dengan demikian, konten pemasaran produk dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan, perilaku, dan juga masalah spesifik dari berbagai macam jenis pembeli secara tepat sasaran. Buyer persona adalah deskripsi yang lebih rinci mengenai profil pembeli kamu. Informasi yang disebutkan juga mencakup apa yang mereka pedulikan dan bagaimana preferensi mereka dalam menerima informasi mengenai konten produk yang kamu buat. Tentunya hal tersebut akan memberikan keuntungan dalam menentukan inovasi produk, konsep, serta customer experience yang tepat bagi bisnis yang kamu jalankan. 

Selain untuk menentukan hal-hal diatas, fungsi buyer persona lainnya adalah:

·         Membantu melakukan pengembangan produk

·         Menentukan strategi pemasaran yang tepat

·         Membangun hubungan dengan pelanggan potensial

·         Meningkatkan pelayanan pelanggan

2. Buyer Pembelian

Selain buyer persona, jenis lainnya dari buyer adalah yang dikenal dengan sebutan buyer pembelian bagi bisnis. Buyer ini merupakan personil yang memiliki tugas untuk melakukan pembelian bagi segala kebutuhan perusahaan. Setiap pembelian yang dilakukan oleh perusahaan harus dilakukan dengan penuh pertimbangan, maka dari itu penting bagi seorang buyer dalam perusahaan untuk memiliki kualifikasi khusus.  Selain kualifikasi yang baik, kebutuhan tersebut mencakup bahan baku dan juga alat-alat produksi atau barang dan jasa yang mendukung keberlangsungan operasional seluruh divisi dalam menjalankan sebuah bisnis.

Ketika ada kata ‘membeli’, artinya perusahaan harus mengeluarkan uang. Artinya juga, ada pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan dokumentasi & validasi, yang menjadi tugas-tugas turunan yang harus dikerjakan oleh bagian buyer. Berbeda dengan pembelian biasa oleh konsumen, staff buyer bekerja untuk membeli sesuatu yang dibutuhkan oleh departemen-departemen yang ada pada sebuah perusahaan.  Posisi buyer perusahaan biasanya berkaitan dengan aktivitas purchasing yang dilakukan seperti meneliti kebutuhan dan menampung usulan pengadaan kebutuhan, merancang metode pembelian, memastikan kebutuhan perusahaan dapat terpenuhi, merencanakan sistem pembayaran, berkomunikasi dengan vendor, serta mendokumentasikan rincian transaksi.

C. Tugas dan Fungsi Buyer dalam Transaksi Bisnis

1. Merencanakan Pembelanjaan

Sebelum berbelanja, buyer harus membuat rencana belanja terlebih dahulu. Hal ini berbeda dengan anggaran belanja karena buyer harus memiliki daftar yang lebih rinci. Mulai dari barang apa yang harus dibeli, berapa jumlahnya, dan kualitas apa yang dibutuhkan. Buyer harus menuangkannya dalam bentuk laporan. Kemudian laporan ini perlu didiskusikan kepada pimpinan perusahaan dan tim keuangan hingga disetujui.

Perencanaan ini juga termasuk merancang metode yang akan digunakan ketika melakukan pembelian. Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh buyer adalah proses dan biaya pengiriman, lokasi penerimaan barang, dan sebagainya.

2. Menganalisis dan Memilih Pemasok

Setelah ‘daftar belanja’ selesai, saatnya buyer menentukan pemasok yang akan dituju. Sebelumnya, buyer perlu melakukan analisis terhadap beberapa pemasok yang berpotensi. Kemudian buyer akan menentukan pemasok yang paling sesuai. Baik dari segi harga maupun cara pengirimannya. Jika perlu, buyer juga bisa menilai pemasok dari pelayanan yang mereka berikan.

3. Melakukan Penawaran dan Negosiasi dengan Pemasok (Bidding)

Setelah itu, buyer harus menghubungi pemasok secara langsung untuk melakukan penawaran. Berkaitan dengan harga, buyer perlu melakukan negosiasi kepada pemasok terkait biaya kirim, potongan harga, waktu pengiriman, bonus, dan sebagainya. Selain menguntungkan perusahaan, hal ini juga dapat meningkatkan kerja sama jangka panjang dengan pemasok. Sehingga proses pembelian berulang untuk periode berikutnya dapat dilakukan lebih cepat.

4. Melakukan Pembelian hingga Selesai

Jika harga dan metode pengiriman telah disepakati, buyer harus membuat formulir pemesanan untuk diserahkan kepada pemasok. Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya kesalahpahaman antara pemasok dan anak buahnya dalam proses pembelian nantinya. Selain itu, formulir ini juga akan digunakan sebagai laporan pertanggung jawaban kepada tim keuangan perusahaan. Lalu buyer memastikan barang yang dibeli sampai ke pabrik atau perusahaan dengan kondisi yang baik. Tidak hanya kondisi barang, jumlah dan kualitas yang diminta juga harus sesuai dengan apa yang sudah disepakati sebelumnya.

5. Membuat Pencatatan Pembelian

Ketika barang sudah sampai, buyer perlu membuat pencatatan pembelian untuk urusan tagihan. Buyer harus melakukan tugas ini dengan koordinasi tim keuangan agar semua catatan pembelian sesuai. Untuk itu, dokumentasi semua tahapan harus dikelola dengan baik.

D. Skill yang harus dimiliki oleh Buyer

1. Kemampuan Menawar dan Menjalin Hubungan

Tentu saja proses membeli suatu barang perlu adanya tahap tawar menawar. Sehingga kemampuan untuk menawar harus dimiliki buyer. Menawar tidak harus selalu menghasilkan potongan harga. Bisa juga dalam bentuk kerja sama jangka panjang hingga hubungan baik dengan pemasok.

2. Pengelolaan Uang

Karena pembelian untuk perusahaan biasanya dalam skala besar, pengelolaan keuangan harus dimiliki seorang buyer. Uang dari perusahaan harus sampai kepada pemasok dengan jumlah yang sama. Jangan sampai uang yang akan dibayarkan kurang hanya karena buyer menghilangkan sebagian uang tersebut.

3. Pencatatan dan Dokumentasi

Pengelolaan uang juga harus diimbangi dengan kemampuan melakukan pencatatan yang rapi dan terstruktur. Meski tidak sama rincinya dengan catatan keuangan tim keuangan, buyer perlu mencatatnya dengan informasi pokok yang jelas. Begitu juga dengan dokumentasi, baik berupa foto, video, maupun laporan tertulis.

4. Ketelitian dan Kejujuran Tinggi

Semua tanggung jawab dan fungsi di atas harus dijalani dengan ketelitian dan kejujuran tinggi dari buyer. Apalagi semua hal yang dilalui akan berkaitan dengan uang dan jalannya operasional perusahaan. Buyer yang baik tidak akan melakukan korupsi dan merugikan perusahaan. Melihat bagaimana beratnya tugas buyer diatas, tentu perusahaan Anda akan lebih hati-hati menentukan siapa orang yang mampu menjalankannya. Hal ini tentu saja agar operasional bisnis berjalan dengan baik dan stabil setiap saat. Berkaitan dengan operasional bisnis, pastikan pengelolaan pelanggan Anda juga dalam keadaan prima. Pengelolaan pelanggan yang berkualitas akan menjaga operasional bisnis tetap berjalan, begitu juga sebaliknya.

Referensi

·         https://www.qiscus.com/id/blog/buyer-adalah/

·         https://blog.shipper.id/tips/ketahui-proses-buyer-di-indonesia/

·         https://majoo.id/solusi/detail/buyer-adalah