Manajemen Waktu Yang Efektif Dan Efisien Dalam Berbisnis

Manajemen Waktu Yang Efektif dan Efisien Dalam Berbisnis

Kemampuan menggunakan waktu dengan tepat, efektif, efisien, dan menguntungkan, merupakan suatu kewajiban yang harus dilaksanakan oleh para entrepreneur. Dengan adanya waktu, segala sesuatu dapat terjadi, tetapi tanpa waktu maka tidak ada sesuatu yang akan terjadi. Atas dasar itu, gunakanlah waktu dengan sebaik-baiknya. Agar para entrepreneur dapat menggunakan waktu dengan efektif dan efisien.
Waktu yang kita terima, bukanlah untuk dihabiskan begitu saja atau bukan untuk dihambur-hamburkan, tetapi untuk dimanfaatkan.

Berikut adalah landasan pokok konsepsi atau gagasan bekerja secara prestatif, efektif, dan efisien.

1) Kesadaran memanfaatkan waktu yang benar jangan ditunggu sampaihari esok.

2) Kemampuan menabung waktu unuk masa depan adalah menggunakanwaktu yang ada sekarang secara efektif dan efisien.

3) Kuasai dan aturlah waktu yang ada secara efektif dan efisien.

Para entrepreneur juga harus dapat memanfaatkan waktu yang relatif pendek itu. Kemampuan berpikir dan bekerja, hanya akan bermanfaat apabila para entrepreneur dapat memanfaatkan waktu untuk menghasilkan sesuatu.

Para entrepreneur dapat memandang waktu sebagai berikut :

1) Waktu adalah organisasi keseluruhan dari aktivitas kegiatan usaha untuk mencapai sesuatu tujuan. Waktu merupakan landasan pokok untuk membuat konsep-konsep dan gagasan-gagasan dalam organisasi bisnis.

2) Waktu adalah sesuatu kekuasaan yang dimiliki sekarang, dan akan menentukan kejadian-kejadian pada masa yang akan datang. Menguasai waktu sekarang, akan menentukan tujuan usaha selanjutnya. Para entrepreneur yang dapat memanfaatkan waktu sekarang, tanpa bermalas-malasan, akan sukses di dalam bisnisnya.

3) Waktu adalah ukuran untuk menentukan berapa lama harus bekerja hingga menghasilkan sesuatu.

4) Waktu adalah nilai uang untuk dapat menghasilkan sesuatu yang dapat dinilai dengan uang.

Berikut ini adalah beberapa petunjuk untuk menggunakan dan mendayagunakan waktu secara efektif dan efisien :

1) Buatlah perencanaan usaha atau bisnis dan kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan. Perencanaan usaha ini hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a. Merancang jenis-jenis usaha atau bisnis untuk mengisi hidup sekiranya dapat menolong kearah tercapainya tujuan.

b. Menentukan prioritas-prioritas usaha atau bisnis dan kegiatan yang dianggap penting untuk didahulukan realisasinya. Buatlah perencanaan uasaha atau bisnis serta kegiatan-kegiatan saat sekarang dan kegiatan-kegiatan jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang.

c. Merenungkan keberhasilan-keberhasilan yang pernah dialami, serta faktor-faktor yang menyebabkan keberhasilan dalam bisnis.

d. Merenungi kegagalan-kegagalan yang pernah diderita, serta faktorfaktor yang menyebabkan kegagalan dalam bisnis.

e. Merenungi kegagalan-kegagalan dalam pribadi, serta cara-cara mengatasi kelemahan-kelemahan itu, dengan kekuatan sendiri di dalam menjalankan bisnis.

2. Biasakanlah untuk membagi dan menepati waktu dalam kehidupan sehari-hari. Dalam hal ini, akan efektif dan efisien apabila dapat menyusun jadwal kegiatan baik harian, mingguan, maupun bulanan.

3. Sadarilah bahwa waktu sangat berharga untuk mengisi kehidupan dengan berkarya dan berprestasi. Pemborosan waktu akan membahas kemajuan untuk mencapai prestasi yang lebih tinggi dalam bisnisnya.

4. Renungkanlah hal-hal yang menjadi tujuan dalam hidup. Setelah itu, coba rumuskan tujuan ini secara operasional dengan mempertimbangkan kondisi-kondisi yang memperlancar dan menghambat tercapainya tujuan perusahaan.

5. Janganlah suka menunda-nunda pekerjaan. Hal ini akan menjadi kebiasaan yang terbuang, apalagi menghadapi pekerjaan berat.

6. Kenalilah kondisi penyesuaian diri terhadap waktu. Ada waktu-waktu tertentu yang kurang cocok bagi fisik dan psikis untuk mengerjakan sesuatu tugas dan waktu-waktu tertentu yang sangat baik bagi kondisi fisik dan psikis.

7. Melatih kedisiplinan di dalam setiap melaksanakan kegiatan yang telah dijadwalkan. Usahakanlah tugas dan kegiatan yang sedang dihadapi dapat diselesaikan tepat pada waktunya.

8. Untuk memperkuat disiplin, usahakanlah membiasakan diri untuk bekerja dengan konsentrasi penuh. Untuk itu, carilah tempat bekerja yang tenang, bebas dari berbagai gangguan konsentrasi.

9. Manfaatkanlah waktu-waktu senggang untuk kegiatan-kegiatan yang berguna bagi hidup ini, baik untuk belajar, untuk bisnis, untk memperkaya pengalaman maupun untuk mengerjakan kegiatan lainnya.

10. Bekerjalah di dalam batas-batas kemampuan fisik dan psikis. Seorang wirausaha tidak memaksakan diri untuk bekerja, sehingga disamping dapat merusak fisik dan psikis, juga akan mengurangi efektivitas dan efisiensi pekerjaan. Oleh karena itu, selingan merupakan sesuatu yang penting untuk mengurangi ketegangan otak dan kelelahan.

11. Manfaatkanlah jam waktu makan sebaik-baiknya. Dengan adanya waktu jam makan bersama, akan mendapatkan kesempatan berharga untuk menjalin hubungan kekeluargaan, dapat bertukar pikiran, serta dapat merancang kegiatan-kegiatan yang efektif dan bagi kepentingan bisnis.

12. Sedapat mungkin hindarilah kesalahan-kesalahan di dalam melaksanakan tugas karena kesalahan memerlukan perbaikan dan pengerjaan ulang, sehingga akan membuang waktu.

Oleh karena itu, bekerjalah secara efektif dan efisien dengan berorientasi pada tujuan bisnis, yaitu :

• Waktu akan terus berlalu dan tidak mungkin akan kembali. Waktu merupakan daya kekuatan yang dinikmati dan harus kita kuasai (Atedja).

• Waktu itu tidak bisa ditabung, semakin sore semakin kehilangan waktu. Kunci menggunakan waktu secara efektif dan efisien adalah melalui manajemen yang lebih baik.

• Dalam waktu yang terbatas, kita harus dapat menghabiskan sesuatu yang berharga. Dalam waktu yang pendek itu pula kita akan menerima kerugian.

Dalam membangun usaha, seorang entrepreneur bisa menambahkan modal usaha baik dari kantong sendiri, dana investor, maupun utang dari bank. Dia dapat juga menambah jumlah karyawan bilamana mulai kewalahan menangani semua hal sendirian. Mesin-mesin dan semua alat produksi bisa dibelu untuk meningkatkan kapasitas.

Namun tidak dengan waktu. Selalu saja sama, 24 jam dalam sehari. Lebih ketat lagi sebenarnya waktu yang kita miliki dalam sehari untuk mengurus bisnis kita hanyalah 10 – 16 jam karena sisanya kita perlu tidur serta mengurus kepentingan pribadi dan keluarga.

Seorang entrepreneur harus bisa menggunakan waktu secara baik. Dengan manajemen waktu yang baik maka dia dapat meningkatkan kinerja perusahaannya sekaligus meningkatkan kualitas hidup pribadinya. Manajemen waktu adalah proses untuk meningkatkan produktivitas seseorang melalui penggunaan waktu yang lebih efisien.

Beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari manajemen waktu yang baik antara lain sebagai berikut :

1. Meningkatnya Produktivitas, manajemen waktu membantu seorang entrepreneur untuk menentukan tugas mana yang paling penting sehingga bisa memfokuskan perhatiannya secara penuh untuk keberhasilan tugas tersebut. Dengan demikian, kita selalu memiliki waktu yang cukup untuk menyelesaikan tugas yang paling penting.

2. Meningkatnya Kepuasan Kerja, meningkatnya kinerja berarti semakin banyak tugas penting terselesaikan, dengan demikian kepuasan kerja seorang entrepreneur meningkat pula.

3. Memperbaiki Hubungan antar Manusia, walaupun dengan menerapkan manajemen waktu akan mengurangi total waktu interaksi dengan individu lain di kantor namun justru akan meningkatkan kualitas waktu bersama.
Hubungan ini bahkan dapat meluas hingga ke luar kantor termasuk hubungan kekeluargaan. Dengan demikian, perusahaan dapat berjalan dengan harmonis dan miliki semangat kebersamaan atau esprit de corps.

4. Mengurangi Ketegangan dan Kecemasan, manajemen waktu yang baik bisa mengurangi ketegangan dan kecemasan dalam bekerja. Dengan berkurangnya ketegangan dan kecemasan maka seorang entrepreneur bisa mengolah informasi yang masuk dengan lebih jernih sehingga dapat mengambil keputusan dengan lebih baik.
Lebih Sehat, dengan berkurangnya kecemasan dan ketegangan, meningkatnya produktivitas, kepuasan kerja, dan semakin baiknya hubungan antar manusia, maka tekanan psikologis dan fisiologis akan semakin berkurang pula yang secara umum akan meningkatkan kesehatan.

Secara langsung, manajemen waktu yang baik akan memungkinkan kita untuk makan tepat waktu dan melakukan kegiatan olah raga. Kesehatan yang baik akan sangat menunjang entrepreneur dalam mengembangkan bisnisnya.

Manajemen waktu adalah sebuah proses dimana seorang entrepreneur adalah seorang time saver ketimbang seorang time server. Penggunaan waktu yang efisien memungkinkan seorang entrepreneur mengembangkan dan menumbuhkan perusahaan secara tepat, meningkatkan produktivitas pribadi dan perusahaan, serta mengurangi bercampurnya urusan bisnis ke dalam kehidupan pribadi.

Seorang entrepreneur yang membangun manajemen waktu yang baik bisa mengikuti enam prinsip dasar berikut ini :

1. Prinsip Keinginan, pertama sang entrepreneur harus menyadari bahwa dirinya membuang-buang waktu sehingga ia perlu untuk mengubah perilaku dan kebiasaannya dalam mengalokasikan waktu. Manajemen waktu yang efektif sangat bergantung dari kekuatan keinginan, disiplin, dan motivasi dari sang entrepreneur untuk mengoptimalkan waktunya.

2. Prinsip Efektivitas, berdasarkan prinsip ini seorang entrepreneur harus fokus kepada isu-isu yang penting saja meskipun sedang berada di bawah tekanan. Sebisa mungkin seorang entrepreneur menyelesaikan sebuah tugas dalam satu waktu tertentu saja. Keinginan untuk menyesaikan sesuatu dengan sempurna biasanya justru akan menunda penyelesaian tugas tersebut dan juga tugas-tugas lain yang belum dikerjakan. Seorang entrepreneur sebaiknya tidak menghabiskan terlalu banyak waktu untuk meningkatkan hal kecil sementara waktu yang digunakan bisa digunakan untuk mengembangkan bidang lain.

3. Prinsip Analisis, dengan prinsip ini seorang entrepreneur menggali mengenai alokasi waktu saat ini dan berusaha melihat investasi waktu yang tidak efisien dan tidak tepat. Setiap dua minggu sekali hendaknya seorang entrepreneur mengatur waktunya dalam interval tertentu (misal tiap 15 menit) lalu melakukan analisis bagaimana waktu tersebut digunakan, dimana kita membuang waktu percuma, dan bagaimana strategi menghindari “jebakan waktu” tersebut.

4. Prinsip Kerja Tim, setelah melakukan analisis waktu biasanya akan terlihat bahwa waktunya banyak dihabiskan untuk kepentingan pihak lain, hanya sedikit waktu yang berada dalam kendalinya sendiri. Pada perusahaan yang sedang bertumbuh perlu dilakukan pendelegasian tanggung jawab atas pekerjaan yang dahulu perlu ditangani langsung oleh sang entrepreneur. Namun demikian, perlu diingat bahwa manajemen waktu hendaknya tidak membuat kita tidak dapat diakses oleh orang lain, justru sebaliknya kita bisa diakses secara penuh pada waktu tertentu yang dialokasikan.

5. Prinsip Perencanaan Berprioritas, untuk setiap tugas yang kita hadapi sebaiknya kita menerapkan tiga kategori prioritas yakni 1) sangat penting, 2) agak penting, 3) kurang penting. Seorang entrepreneur sebaiknya melakukan prioritas 1) pertama kali di pagi hari, prioritas 2) setelah makan siang, dan prioritas 3) pada sore atau malam hari.

6. Prinsip Reanalisis, secara periodik hendaknya seorang entrepreneur meninjau kembali proses manajemen waktunya. Dengan reanalisis ini kita bisa menyelidiki permasalahan yang lebih sistemik dan memilah kembali peluang pendelegasian tugas. Setiap meeting perlu dikaji ulang apakah sudah dilaksanakan dengan efektif. Bilamana perlu orang-orang yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan rapat dilatih terlebih dahulu agar tidak membuang-buang waktu selama rapat.


CONTOH KASUS

Atina Maulina

Bagi Anda perempuan berhijab, pasti tidak akan asing dengan salah satu brand hijab Vanilla Hijab. Atina Maulina adalah founder dari Vanilla Hijab. Dengan dibantu kakaknya, Atina merintis dan memproduksi hijabnya sendiri.

Dan untuk mempromosikannya, Atina melakukan foto produk dan mem-posting-nya melalui instagram. Berkat kerja kerasnya, sekarang Atina memiliki omzet hingga ratusan juta. Vanilla hijab juga pernah satu waktu menjual hijab hingga ribuan dalam hitungan menit, karena banyak sekali peminatnya


Kesimpulan :

Dalam bisnis apapun mengatur jam kerja adalah hal yang harus diperhatikan agar semua perkerjaan bisa berjalan lancar dan tidak ada pekerjaan yang menumpuk, apalagi bisa terlewat yang akhirnya mengacaukan semua jalannya pekerjaan yang sudah kita inginkan hasilnya. Oleh karena itu waktu yang luang harus sangat digunakan dengan baik dan seefktif mungkin, jangan biarkan waktu terbuang percuma begitu saja sedangkan masih banyak yang perlu dikerjakan.

Setelah Anda membuat jadwal kerja anda secara signifikan. Lakukan yang terbaik untuk menyelesaikan tugas yang dimiliki secara efektif dan efisien sehingga kita dapat bekerja dengan profesional tanpa membuang waktu dengan percuma. Belajar untuk mengatakan tidak terhadap tugas-tugas baru.