Kenali Arti Buyer dan Fungsinya dalam Transaksi Bisnis

Oleh : Hamid Afifudin

@S10-HAMID

Kenali Arti Buyer dan Fungsinya dalam Transaksi Bisnis - Secara harfiah, arti buyer adalah pembeli. Namun, posisi buyer dalam sebuah perusahaan tidak sekadar berarti pembeli, melainkan juga bertanggung jawab menangani masalah pembelian untuk kebutuhan perusahaan.

Tentu saja, pembelian yang berlaku dalam perusahaan harus dilakukan dengan penuh pertimbangan. Oleh karenanya, seorang buyer dalam perusahaan juga harus memiliki kualifikasi khusus.

Arti Buyer

Buyer sendiri merupakan bahasa asing yang berasal dari Inggris. Oleh karena itu, semua orang bisa mencari arti kata ini . Secara Harfiah Buyer ini memiliki arti pembeli dan juga langganan

Pengertian Buyer di Perusahaan

Dalam sebuha perusahaan juga terdapat sebuah divisi buyer. Tentunya pengertian dan tugas yang dimaksud dalam buyer tersebut berbeda dengan pengertian buyer secara umum.

Pengertian buyer dalam perusahaan adalah sesorang yang harus memiliki pengetahuan akan pemasaran, penganggaran, serta mengetahui tentang sluk beluk perilaku konsumen.

Tanggung Jawab Buyer

Setelah mengetahui arti buyer, kini saatnya Anda memahami tanggung jawab dan tugas-tugasnya. Perlu diketahui, posisi buyer biasanya terdapat di dalam divisi purchasing suatu perusahaan.

Tentunya, staf purchasing tidak hanya bertugas melakukan transaksi pembelian, melainkan juga bertanggung jawab atas sejumlah hal lainnya yang berkaitan dengan aktivitas purchasing. Tanggung jawab yang dimaksud, antara lain:

1. Meneliti kebutuhan dan menampung usulan-usulan pengadaan kebutuhan demi kepentingan operasional setiap divisi. Selanjutnya, menyampaikan hal tersebut kepada manajemen eksekutif perusahaan untuk meminta persetujuan.

2. Merancang metode pembelian dan memastikan kebutuhan perusahaan dapat terpenuhi dengan baik. Buyer harus mengurus kesesuaian antara pesanan dengan kebutuhan, menyelesaikan transaksi, pengiriman, dan penerimaan barang tepat waktu, serta memastikan kondisinya prima saat diterima.

3. Merencanakan sistem pembayaran sesuai kebijakan perusahaan, melakukan negosiasi, dan memastikan tagihan selesai sesuai kesepakatan.

4. Berkomunikasi dengan pihak penyuplai demi memelihara hubungan baik. Bila perlu, meningkatkan volume kerja sama yang memungkinkan kedua pihak memperoleh keuntungan jangka panjang.

5. Mendokumentasikan rincian transaksi secara komprehensif, guna memastikan laporan keuangan perusahaan tersusun dengan baik. Hal ini biasanya dilakukan dengan menerbitkan dokumen transaksi, seperti faktur, invoice, formulir pesanan barang, atau layanan pekerjaan. 

Tugas-Tugas Buyer

Secara konkretnya, untuk menuntaskan tanggung jawab tadi, buyer memiliki sejumlah tugas dalam perusahaan, yakni sebagai berikut:

1. Membuat daftar barang atau jasa yang akan dibeli dan membuat kategori-kategori berdasarkan frekuensi pembelian atau jenis kebutuhan. 

2. Menyusun daftar supplier barang dan jasa, baik yang masih berstatus potensial maupun yang sudah ditetapkan.

3. Mengajukan permohonan pembelian kebutuhan kepada manajemen untuk memperoleh anggaran.

4. Meminta penawaran harga dari supplier untuk dianalisis guna menemukan penawaran yang paling menguntungkan.

5. Bernegosiasi dengan supplier, termasuk soal harga, layanan, termin pembayaran, waktu pengiriman, bonus-bonus, dan sebagainya.

6. Menerbitkan formulir pemesanan untuk supplier.

7. Memantau proses pengiriman dan memastikan pesanan sudah sesuai kesepakatan.

8. Mengecek lalu lintas barang masuk dan berkoordinasi dengan bagian logistik.

9. Berkoordinasi dengan divisi keuangan untuk memastikan tagihan terselesaikan sesuai tenggat waktu.

10. Mencatat atau mendokumentasikan setiap dokumen yang diterbitkan selama proses transaksi.

11. Mengevaluasi proses transaksi secara terus-menerus untuk memperbaikinya.

Sehubungan dengan tanggung jawab dan tugas buyer yang cukup kompleks, maka buyer di divisi purchasing juga harus komunikatif. Pasalnya buyer perlu berhubungan dengan banyak pihak, baik di lingkungan internal maupun eksternal perusahaan.

 

Fungsi Buyer dalam Perusahaan

Arti buyer begitu penting bagi kinerja perusahaan secara keseluruhan. Maka dari itu, jelas tidak sembarang orang bisa menaklukkan posisi tersebut.

Bukan hanya komunikatif, buyer atau staf purchasing juga perlu memiliki pengalaman spesifik tentang alur pembelian, terutama dalam skala besar. Posisi ini cukup menantang, karena sering kali berhadapan dengan situasi genting yang mustahil diprediksi.

Mengingat hubungannya dengan tawar-menawar dan penggunaan uang, posisi buyer juga sebaiknya diisi oleh sosok-sosok bermental baja. Selain itu, buyer juga perlu menguasai metode pencatatan dan dokumentasi yang mumpuni. Lebih penting lagi, buyer harus punya ketelitian tingkat tinggi, kejujuran, serta tanggung jawab dan dedikasi.

Fungsi buyer dalam perusahaan

1. Meningkatkan kinerja dan proses produksi

Fungsi dan arti buyer bagi perusahaan yang pertama adalah membantu meningkatkan kinerja operasional dan proses produksi. Ini dilakukan melalui pembelian-pembelian terorganisasi pada setiap produk atau layanan yang dibutuhkan perusahaan.

2. Efisiensi pengeluaran

Sering kali buyer atau staf purchasing dicap sebagai divisi yang gemar menghambur-hamburkan dana perusahaan. Padahal, posisi ini sebetulnya memiliki peran penting dalam menekan pengeluaran. Baik lewat seleksi vendor yang tepat, negosiasi, maupun akurasi dalam memutuskan pos-pos pembelanjaan.

3. Andil dan arti buyer dalam penetapan harga

Pekerjaan buyer secara tidak langsung juga bisa berdampak pada grafik harga produk atau layanan perusahaan. Dalam kondisi-kondisi tertentu, buyer biasanya dituntut bernegosiasi dengan vendor untuk memberikan keringanan selama jangka waktu tertentu, sehingga memungkinkan perusahaan menstabilkan harga jual produknya.

4. Kelancaran rantai produksi

Rantai produksi dapat berjalan lancar dengan adanya buyer. Buyer memastikan pesanan bahan baku dengan kualitas yang sudah memenuhi standar selalu datang tepat waktu, pasokan terencana, sehingga aktivitas produksi tidak mengalami hambatan.

5. Kepuasan pelanggan dan citra positif perusahaan

Jika produksi selalu lancar dan menghasilkan kualitas terbaik, otomatis pelanggan akan merasa terpuaskan. Makin banyak pelanggan yang puas, semakin kuat pula posisi produk di pasaran. Tak mustahil tentunya, keuntungan perusahaan pun kian meningkat.

DAFTAR PUSTAKA

https://bisniz.id/pengertian-buyer/

http://www.yogrosir.com/2018/07/apa-itu-buyer-dan-pengertian-buyer.html